Un reloj inteligente ilustrado

Productividad

¿Cuál es su personalidad con respecto a la administración del tiempo?

El secreto para ser un administrador de tiempo exitoso es trabajar en las fortalezas de su personalidad. ¿Es un héroe de acción, una diva, un caballo de batalla, un sumiso o un perfeccionista? Matthew Jenkin informa

 

Desde instructores hasta aplicaciones, hay una infinidad de productos y servicios que prometen ayudarlo a administrar mejor sus cargas de trabajo y a incrementar su productividad. Sin embargo, mientras Lucy, del área de marketing, pasa todo el día tachando tareas pendientes de la lista conforme se acerca la hora de irse a casa, ¿por qué usted apenas lleva la mitad de la lista de tareas pendientes cuando el reloj marca las 17:00 h? Porque una administración de tiempo eficaz no se determina por las horas que trabajamos, sino por nuestras personalidades.

Desde hace tiempo, los empleadores han pensado que no existe un enfoque único, y los test de personalidad como el Indicador de tipo de Myers-Briggs (MBTI)(1) se han convertido en un método popular de entre las empresas para evaluar a los empleados. Muchos aseguran que el éxito del MBTI radica en su simplicidad. Con 93 preguntas, formuladas libremente a partir del trabajo de Carl Jung, puede dividir a todo el personal en 16 tipos diferentes: combinaciones de introvertidos, extrovertidos, pensadores, emocionales, prejuiciosos y perceptivos.

Beverly Flaxington, experto en comportamiento y consultor administrativo, concuerda con que para que cualquier método de administración de tiempo sea exitoso, se deben tener en cuenta los comportamientos individuales de las personas en el trabajo.

“Recuerdo que hace años, al contratar a alguien para que me ayudara a ser más ordenado y a ser más eficiente, pusieron todo en cajas y las ocultaron”, comenta. “Bueno, soy una persona bastante visual, me gusta que las cosas estén frente a mí, así que estallé. Era difícil trabajar. Fue entonces cuando empecé a comprender que esto tiene que estar orientado en torno al estilo de personalidad natural de las personas”.

Entonces, ¿cuáles son los cinco tipos de personalidad más comunes y cómo cada uno puede dominar su comportamiento para mejorar la administración de su tiempo?

1. El héroe de acción

Como la Mujer maravilla o Superman, esta persona verá un edificio en llamas y correrá hacia él sin esperar a los bomberos. Dales una lista de tareas aparentemente imposibles y las completarán más rápido que una bala a toda velocidad. Sin embargo, su talón de Aquiles es que en su esfuerzo por terminar con su agenda del día, pueden pasar por alto algunas cosas, afirma Flaxington.

Transformación de la administración del tiempo: estas personas se guían por los resultados y con frecuencia actúan sin pensar demasiado en la urgencia o importancia de la tarea, afirma Susy Roberts, asesora ejecutiva y fundadora de la consultora de desarrollo humano Hunter Roberts(2). Ella le aconseja a este tipo de personas que esperen un poco y piensen cuidadosamente en lo que se debe hacer primero, en lugar de hacer inmediatamente lo que aparece en su bandeja de entrada.

Stephen Covey, el autor de Los Siete hábitos de la gente altamente efectiva(3), coincide y sugiere clasificar las tareas en cuatro métricas: importante/no importante y urgente/no urgente.

2. La diva

Es divertido tenerlos en las fiestas de la oficina pero, considerando el tiempo que pasan platicando, es un milagro que este tipo de personas haga algo de trabajo. Pueden ser optimistas, amigables, parlanchines y divertidos, pero se les irá el día haciendo algunas tareas de la lista de tareas pendientes, sin mencionar las que logran terminar. Roberts afirma que su tendencia a presumir sobre sus logros puede dar la impresión de que son más productivos de lo que en realidad son.

Flaxington señala: “De repente ya se pasó el tiempo. Pensaron que iban a terminar 15 pendientes durante el día, pero han estado platicando y divirtiéndose, por lo que ni siquiera se dieron cuenta de que el tiempo se fue volando”.

Transformación de la administración del tiempo: son el tipo de personas que realmente se benefician de tener una estrategia. Si tiene que realizar un proyecto grande, Flaxington aconseja, dividirlo en pasos pequeños, colocar las tareas en el calendario y programar recordatorios. Un calendario maestro mantiene su trabajo y eventos personales en un solo lugar, agilizando y facilitando el proceso de programación, lo que evita volver a programar.

La administración del correo electrónico también es importante. Más de una cuarta parte del día de los trabajadores, en promedio, se dedica a responder y leer correos electrónicos, según una investigación realizada en 2012 por el McKinsey Global Institute(4). También reveló que el correo electrónico es la segunda actividad a la que más tiempo le dedican los trabajadores, junto con las ‘tareas específicas por función’.

Cuando escribía para Fast Company(5), Zach Hanlon, experto en marketing y en ventas, afirmó que el secreto es dejar de ‘organizar’ los correos electrónicos por asunto y comenzar a pensar en ellos en término de fechas de entrega. Él propone pasar de ver su bandeja de entrada como una lista de tareas pendientes a crear cinco carpetas en función de urgencia o importancia cronológica.

Un modelo de un hombre pequeño caminando sobre las manos de un reloj

 

3. El caballo de batalla

Con su paso lento y constante gana la carrera con este tipo de personalidad. Piensan en todo minuciosamente, son cuidadosos y metódicos, y bastante independientes con respecto a la forma en que realizan las tareas, explica Roberts. Así que, harán sus planes y ordenarán sus prioridades muy bien, pero es probable que se les considere extremadamente cuidadosos, aunque a otros les podría frustrar su inercia. Su dedicación por el trabajo puede provocar cierta renuencia a compartir la carga de trabajo.

Transformación en la administración del tiempo: “Encargarle algo a alguien más y confiar en que este lo haga no está en su ADN”, afirma Flaxington. “Así que, analice su día y seleccione las tres o cuatro cosas más importantes en las que se debe concentrar; aparte las que sabe que definitivamente debe hacer y decida qué tareas puede delegar”.

Delegar tareas a otros parece ser un problema común. Un estudio de 2007 sobre la administración del tiempo(6) reveló que cerca de la mitad de las 332 empresas encuestadas estaban preocupadas por las habilidades de delegación de sus empleados. En un artículo de Inc(7), Jayson DeMers, fundador y director ejecutivo de la agencia de marketing de contenido AudienceBloom, ofrece un consejo para los líderes que tienen problemas para delegar tareas. Primero que nada, sugiere darle trabajo al personal con las mejores habilidades para completar la tarea en vez de la carga de trabajo más ligera, por ejemplo.

4. El sumiso

Los mejores jugadores del equipo, lo único que desean estas personas es ayudar y brindar soporte a sus colegas. Compartir es ser solidario, por supuesto, pero lo peligroso es que este tipo de personas se rehúsa a rechazar trabajo y termina pidiendo más de lo que pueden realizar. Por lo tanto, terminan trabajando demasiadas horas o atrasándose en la fecha de entrega, explica Roberts.

Transformación en la administración del tiempo: aprenda a decir no, recomienda la psicoterapeuta y consejera de vida Hilda Burke(8). “Desafiar a este tipo de programación de trabajo puede tomar cierto tiempo, pero no es imposible”, comenta. Si aún tiene problemas para rechazar trabajo y se siente abrumado, entonces es importante tomar descansos”.

Parece algo obvio, pero una investigación reveló que tomar descansos regulares mejora la productividad. DeskTime, una aplicación de productividad que da seguimiento al uso que le dan los empleados a la computadora, reveló que la duración perfecta de la pausa es de 17 minutos. En 1999, el Laboratorio de investigación ergonómica de la Universidad Cornell utilizó un programa de computadora para recordarle a los trabajadores tomar breves descansos.

El proyecto concluyó(9) que “los trabajadores que recibían las alertas [recordándoles que debían dejar de trabajar] eran en promedio un 13 % más precisos en su trabajo que los compañeros de trabajo a los que no se les hacía ese recordatorio”. Este método sencillo pero eficaz ha generado muchas aplicaciones, desde Marinara Timer(10) hasta PomoDone(11).

5. El perfeccionista

Este tipo de personas probablemente tardarán mucho más en finalizar una tarea; sin embargo, como el nombre lo sugiere, se centran mucho en la calidad más que en la cantidad. Flaxington explica que, debido a que la precisión es muy importante para ellos, se pueden sentir abrumados o tener problemas si tienen demasiado en su plato. Además, se sentirán extremadamente estresados si trata de forzarlos.

Transformación en la administración del tiempo: el desorden es el enemigo número uno de los perfeccionistas, por lo que una bandeja de entrada desorganizada de mensajes sin leer puede ser aterrador. Con la predicción de que el tráfico de correo electrónico incrementará en un cuatro por ciento(12) año con año, entre más rápido solucione ese problema, mejor. Sin embargo, existen varias maneras de lidiar con la sobrecarga de correos electrónicos.

Uno de los métodos más conocidos es el llamado ‘inbox zero’, que mantiene su bandeja de entrada vacía o casi vacía todo el tiempo. Probablemente es un trabajo en sí mismo, pero el inventor, Merlin Mann, asegura(13) que tiene cinco opciones cuando se encuentra con un nuevo mensaje: borrar, delegar, responder, aplazar o hacer. Esto convierte su bandeja de entrada, de manera eficaz, en una lista de cosas pendientes, incluidas las decisiones difíciles sobre cómo priorizar y hacer las cosas de manera eficaz.


 

Matthew Jenkin es un periodista independiente británico y exeditor de Guardian Careers, el sitio de la comunidad del diario The Guardian para solicitantes de trabajo y para los que desean cambiar de carrera.

Fuentes:

(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/

(2) http://www.hunterroberts.com/

(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823

(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy

(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need

(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when

(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html

(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress

(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html

(10) http://www.marinaratimer.com/

(11) https://pomodoneapp.com/

(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk